Experiencia Prometea Compras
Por Natalia Tanno para » DPI Cuántico – Derecho para innovar»
Prometea Compras es un sistema de inteligencia artificial desarrollada por el Laboratorio de Innovación e Inteligencia Artificial de la Universidad de Buenos Aires (IALab), en conjunto con el Ministerio Público Fiscal (MPF), que combina asistencia inteligente y automatización, y fue entrenada para la automatización de pliegos en los procesos de Contratación Pública. Con Prometea Compras, un pliego se realiza en 4 minutos, 25 clics y con la apertura de una única ventana (pantalla integrada)[3].
Este sistema, además, integra el pliego de base de condiciones generales, permite consultar los pliegos de condiciones técnicas de compras similares a la intentada, y cuenta con una herramienta comparativa de precios públicos, basada en las compras precedentes que figuran en los portales web de contratación pública.
A partir de la experiencia en su desarrollo e implementación, elaboramos esta pequeña guía para que las organizaciones públicas automaticen sus procesos y tareas burocráticas, optimizando y simplificando la gestión estatal.
Como punto de partida debemos identificar qué etapa del proceso es óptima para la automatización, en nuestro caso empezamos por clasificar el ciclo de la contratación pública, siguiendo los lineamientos de la OCDE, que lo identifica con la cadena de actividades relacionadas entre sí que comienza por la evaluación de necesidades, pasa por la fase de concurso y adjudicación, y abarca finalmente la gestión contractual y de los pagos[4].
Así, decidimos ocuparnos de una parte de la primera etapa: la confección de pliegos.
¿Por qué elegimos esto? Porque entendimos que se trata de documentos esenciales en nuestro trabajo, que hacemos habitualmente y en gran escala, y cuyo proceso de creación es pasible de estandarización.
Empezamos a trabajar en la gobernanza de datos, identificando los datos y decisiones que involucra la creación de pliegos.
A las decisiones las ordenamos a través de un árbol de decisión, que representa toda la secuencia de decisiones que nos conducen a la creación del documento.
¿Cómo arbolar las decisiones que tomamos?
PRIMERO: Identificamos el objetivo. En nuestro caso hacer un pliego.
SEGUNDO: Identificamos todas las decisiones que debemos tomar desde el punto de partida hasta llegar al objetivo. Sólo identificamos las DECISIONES CONVENIENTES[5], es decir las estrictamente necesarias para llegar al final deseado.
TERCERO: Dentro de las DECISIONES CONVENIENTES identificamos aquellas que “nos cambian el final de la película”, de aquellas que nos llevan al mismo final, pero con matices diferentes.
Cuando nos sentamos a hacer un pliego, no partimos de una página en blanco, sino que tomamos uno ya hecho y le aplicamos cambios. En otras palabras, trabajamos sobre modelos. Los modelos cuentan con una estructura fija, información que nunca cambia (texto FIJO DE FORMA), y otros datos que completamos en cada caso. Es decir, se componen de dos partes: los datos fijos y los datos variables.
A las decisiones que nos determinan qué modelo utilizar las llamamos DECISIONES DE BASE, porque sientan las bases, determinan el modelo, modifican los datos fijos. Y las decisiones que aportan los datos variables, cambian detalles del modelo, completan el modelo, las llamamos DECISIONES DE COLOR.
Si nuestro objetivo es hacer un pliego para comprar computadoras, ante la pregunta “¿Cuál es el tipo de procedimiento de selección?”, la respuesta nos cambia por completo el modelo de pliego, una Licitación Pública difiere completamente de una Contratación Directa. Ahora bien, ante la pregunta “¿El pliego es con valor?”, la respuesta sólo nos cambia uno o dos artículos. La primera pregunta será de base, y la segunda será de color.
CUARTO: Dentro de las DECISIONES DE COLOR identificamos las NORMATIVAS, que son aquellas que la propia norma nos obliga a tomar. Son las que nos determinan comportamientos estandarizados, las voy a tener que tomar siempre.
Por ejemplo, en el Art. 117 de la Ley 2.095 de compras de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, se establece que “Una vez perfeccionado el contrato, el organismo contratante puede: Prorrogar cuando así se hubiese previsto en el Pliego de Bases y Condiciones Particulares”. De manera tal que si se admite o no la prórroga es una decisión que tenemos que tomar al momento de realizar un pliego.
QUINTO: Dentro de las DECISIONES NORMATIVAS, debemos identificar: a) decisiones con opciones determinadas, a las que llamamos DECISIONES OPCIONALES, b) decisiones con opciones indeterminadas, a las que llamamos DECISIONES DE CONTENIDO, c) decisiones que dan lugar a otras decisiones, a las que llamamos DECISIONES DE REPREGUNTA.
Las últimas se diferencian de las anteriores por dan lugar a decisiones que debemos tomar dependiendo de una decisión previa, el resto de las decisiones las tomamos sin depender de las otras.
Vamos a graficarlo con ejemplos para que resulte más claro:
A la decisión sobre el valor del pliego podemos plantearla con opciones: “¿El pliego es gratuito? SI-NO”, “¿Cómo quiere que sea el pliego? Gratuito-Con costo. Decisiones opcionales.
A la decisión sobre cuál será el objeto de la contratación se complica un poco plantearla con opciones: “¿Qué desea comprar?” Las respuestas pueden ser múltiples. Decisiones de contenido.
La decisión sobre cuantas muestras pedimos, necesariamente depende de que previamente decidimos pedir muestras: “¿Se requieren muestras? SI-NO, si es SI, ¿Cuántas?”. Decisiones de repregunta.
SEXTO: Al árbol de decisión lo armamos con:
Luego, avanzando un paso más, podemos analizar de donde surgen los DATOS que aportamos con nuestras decisiones. Veremos que en algunos supuestos depende de la voluntad del organismo contratante, y en otros depende de información cargada en otros documentos, por ejemplo, en notas de requerimiento.
Por ejemplo, si se recibe un requerimiento donde se solicita la compra de cinco computadoras, el objeto del pliego estará determinado por esos datos, entonces cuando debamos decidir qué deseamos comprar, vamos a encontrar nuestra respuesta en ese documento.
Asimismo, podemos analizar si los datos que aportamos al momento de crear un pliego se repiten en ese documento y/o en otros, de manera tal que cargándolos una sola vez podemos automatizar su reproducción.
Uno de los desafíos que nos trae la cuarta revolución industrial es animarnos a implementar sistemas inteligentes. Esta guía es un primer paso, que sienta las bases para entrenarlos, y para cambiar la lógica con la que pensamos nuestro trabajo de cada día.
[1] Abogada con orientación en Derecho Público Administrativo por la Universidad de Buenos Aires (UBA). Directora del Proyecto de Investigación sobre automatización y aplicación de tecnologías de avanzada en materia de compras públicas del Laboratorio de Innovación e Inteligencia Artificial de la Facultad de Derecho de la Universidad de Buenos Aires. Actualmente es Directora General de Adquisiciones y Contrataciones de Seguridad y Emergencias del Ministerio de Justicia y Seguridad del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires.
[2] Con la colaboración de Gisela Montes y Rocío Arrúa.
[3] www.ialab.com.ar
[4] ORGANIZACIÓN PARA LA COOPERACIÓN Y EL DESARROLLO ECONÓMICOS (OCDE), Recomendación del Consejo sobre Contratación Pública, París, OCDE, 2015.
[5] Black Mirror “Bandersnatch” y el derecho administrativo 4.0, por Juan Gustavo Corvalán y Ana Paula Montenegro, Diario Administrativo Nro. 247 – 13.08.2019.
Fuente: https://dpicuantico.com/area_diario/doctrina-en-dos-paginas-diario-administrativo-nro-255-08-10-2019/