Por Enrique Luis Suárez
Conforme lo expresado en la primera parte de este trabajo, por resolución 111/2019-SM se crea el Observatorio de Tramitación Digital en el ámbito de la Subsecretaría de Gestión Administrativa (art. 1°). En consecuencia, dicha repartición es instruida para que desarrolle y administre un sistema de análisis permanente del comportamiento administrativo digital de los organismos del Sector Público Nacional desde una perspectiva comparada, que se constituye en la finalidad de dicho Observatorio.
Dicho sistema tiene por objetivo informar a las máximas autoridades de todas las jurisdicciones sobre las principales fortalezas, debilidades, riesgos, mejores prácticas, posibilidades de sinergia y propuestas de mejora de la gestión de todos los trámites administrativos que implementen, promoviendo la participación de actores de la sociedad civil, el sector privado y especialistas en la materia, a fin de mejorar la prestación general de trámites a la ciudadanía (art. 2°).
Para poder realizar el análisis del comportamiento digital en cada jurisdicción, el art. 3° dispone que los trámites se clasificarán en tres categorías: sencillos, intermedios o complejos.
Sobre dicha base, la Subsecretaría mencionada deberá elaborar un informe de comportamiento digital de cada entidad y jurisdicción, ponderando, entre otros, los siguientes indicadores: Mediana[1] de trámites con campos obligatorios en formularios; Mediana de trámites con documentos obligatorios; Mediana de pases de expedientes; Promedio de días de tramitación, de expedientes subsanados, y de cantidad de tareas; Nivel de automatización de los tramites, y de interoperabilidad de datos del trámite; Índice de instantaneidad multisecuencial del trámite.[2]
También como herramienta del análisis encomendado, se deberá elaborar una tipología de trámites que permita la clasificación, identificación y evaluación de los mismos por indicadores (cf. art. 4°).
La clasificación debe estructurarse sobre la cantidad de documentos obligatorios, de atributos obligatorios en los formularios, de pases en la tramitación (si es definible), de tareas y de días de tramitación.
La identificación de los trámites se basará en variables tales como la cantidad de campos obligatorios en los formularios del tipo de trámite, de documentos obligatorios y de pases realizados, así como la duración en días de la tramitación y el porcentaje de expedientes subsanados y la cantidad de subsanaciones.
Finalmente, la evaluación se debe realizar sobre ciertos indicadores (volumen, tiempo, calidad y desvíos).
La determinación de mejorar la concreción de los trámites puede advertirse en la decisión adoptada respecto de los trámites destinados a ciudadanos, entidades y empresas que brinden los organismos de la Administración Pública Nacional y que aún requieran la presencia física del solicitante en la sede del organismo, los que deberán resolverse en una sola visita (art. 5°).
Resulta de suma importancia la fijación de determinados criterios para la configuración de trámites electrónicos, en pos de lograr optimizar su implementación, tanto para la Administración como para la sociedad en general.
En esa inteligencia, conforme al art. 6°:
– Los requisitos del trámite deben ser formulados en un lenguaje simple y en forma completa, permitiendo su comprensión por el particular sin la intervención de terceros.
– Los datos solicitados en formularios no deben requerir más de 40 campos de datos.
– El trámite debe estar disponible en línea para ser realizado las 24 horas.
– No se debe requerir información, certificaciones o datos que ya hayan sido presentados ante o sean producidos por otro organismo de la Administración Pública Nacional, de acuerdo a lo dispuesto en el Decreto 1265/2016.[3]
– El pago de aranceles debe ser realizado por internet.
– Es fundamental el objetivo de que el trámite sea realizado en forma integral y completa en forma remota y no se requiera la presentación física en sede administrativa.
– El tiempo total que demande la realización del trámite en línea no debe exceder los 20 minutos.
– El trámite debe ser factible de ser realizado una sola vez al año sin ser necesario presentaciones recurrentes sobre un mismo objeto de tramitación.
– Debe priorizarse la resolución de los trámites por orden de ingreso al sistema, salvo casos debidamente justificados de emergencia, urgencia o debido a su propia naturaleza.
Como complemento de lo hasta aquí expuesto, el art. 7° de la resolución 111/2019 establece que la Subsecretaría de Gestión Administrativa deberá elaborar un instrumento y metodología que permita la medición de la satisfacción de los usuarios de los trámites electrónicos realizados mediante la Plataforma de Trámites a Distancia (TAD) del sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE).
Ello permitirá contar con un insumo fundamental de información para monitorear la implementación de los trámites a distancia en contextos digitales, y descubrir los aspectos a optimizar de la gestión en cada organismo y jurisdicción administrativa en la temática bajo comentario.
[1] Es el valor de la variable de posición central en un conjunto de datos ordenados. Es un dato estadístico de posición central que parte la distribución en dos, es decir, deja la misma cantidad de valores a un lado que a otro. Para calcular la mediana es importante que los datos estén ordenados de mayor a menor, o al contrario de menor a mayor. Esto es, que tengan un orden. La mediana siempre se sitúa en el centro de los datos dispuestos de esa manera. Ampliar en https://economipedia.com/definiciones/mediana.html.
[2] Muestra la rapidez de transmisión de la información, aplicado aquí a las diversas secuencias que demanda un trámite determinado, según su nivel de complejidad (sencillo, intermedio o complejo).
[3] Por dicha medida se crea la Plataforma de Autenticación Electrónica Central (PAEC), la que brindará un servicio centralizado de información respecto de la acreditación en entornos virtuales de la identidad de los usuarios de sistemas informáticos a través de una red. La PAEC estará disponible para las entidades y jurisdicciones enumeradas en el artículo 8° de la Ley 24.156 que componen el Sector Público Nacional, posibilitando la interoperabilidad entre las mismas y el consiguiente acceso a la información producida por cada una, por lo cual no deberá ser requerida a los particulares para la prosecución de ningún trámite.